Voici une structure claire et empathique d’une communication de crise :
- Salutation et introduction :
Commencez par une salutation formelle telle que : “Chers membres de l’équipe” ou “Chers collègues”.
Introduisez le message en énonçant clairement le but de la communication, par exemple : “Je vous écris aujourd’hui pour vous informer de la fin prématurée du projet XYZ”.
- Contexte et explication :
Donnez un bref aperçu du projet en question, en soulignant son importance et son objectif initial.
Expliquez les raisons qui ont conduit à la décision de mettre fin prématurément au projet. Soyez honnête et transparent quant aux facteurs ayant influencé cette décision.
- Impact sur l’entreprise et l’équipe :
Décrivez les conséquences de la fin prématurée du projet sur l’entreprise et l’équipe.
Mentionnez les défis auxquels l’entreprise est confrontée en raison de cette situation, tout en soulignant que des mesures seront prises pour atténuer les impacts négatifs autant que possible.
- Reconnaissance et gratitude :
Exprimez votre reconnaissance envers les efforts et le travail acharné fournis par l’équipe sur le projet. Mettez en valeur les réalisations et les progrès accomplis malgré la situation difficile.
Remerciez les salariés pour leur dévouement, leur professionnalisme et leur contribution tout au long du projet.
- Soutien et prochaines étapes :
Fournissez des informations sur le soutien qui sera offert aux employés pendant cette période de transition. Cela peut inclure des ressources pour les aider à trouver de nouvelles opportunités au sein de l’entreprise ou en dehors, des services de réorientation professionnelle ou tout autre support disponible.
Précisez les prochaines étapes concernant les équipes et les projets futurs, s’il y en a. Rassurez les salariés sur le fait que des décisions seront prises pour maximiser les opportunités et minimiser les perturbations.
- Conclusion :
Terminez le message en exprimant votre confiance dans les compétences et les capacités de l’équipe pour surmonter cette situation.
Encouragez les salariés à poser des questions ou à exprimer leurs préoccupations, en précisant les canaux de communication appropriés.
- Salutation de clôture :
Utilisez une salutation de clôture appropriée, telle que “Cordialement” ou “Meilleures salutations”.
Signez le message avec votre nom et votre titre, pour une identification claire.